ZASADY ORGANIZACJI

PRZYJMOWANIA DELEGACJI KRAJOWYCH LUB ZAGRANICZNYCH NA TERENIE WOJSKOWEJ AKADEMI TECHNICZNEJ

Dział Promocji organizuje wizyty w WAT na szczeblu centralnym, służy pomocą w organizacji takich przedsięwzięć inicjowanych przez jednostki organizacyjne WAT.

1. Organizując pobyt delegacji krajowej lub zagranicznej w Wojskowej Akademii Technicznej należy:

Złożyć wniosek do Rektora – poprzez sekretariat Biura Rektora – podając:

  • cel wizyty;
  • termin wizyty;
  • planowany skład delegacji (tytuł/stopień wojskowy Imię, Nazwisko, pełniona funkcja);
  • instytucję i kraj, z którego pochodzą;
  • miejsca przewidziane do odwiedzenia;
  • czas pobytu;
  • wskazać źródło finansowego, z którego zostaną pokryte koszty pobytu.

2. Po uzyskaniu akceptacji przez Rektora:

Delegacja krajowa:

• Złożyć wniosek do pełnomocnika rektora ds. ochrony informacji niejawnych (zał. 1), z co najmniej trzydniowym wyprzedzeniem, o zgodę na wystawienie przepustek umożliwiających wejście na teren Akademii podając następujące dane:

  • cel i termin realizacji przedsięwzięcia;
  • dane przyjmowanych osób: tytuł naukowy/wojskowy imię i nazwisko, nazwę i numer dokumentu tożsamości, adres zamieszkania lub nazwa reprezentowanej instytucji i jej adres;
  • imię i nazwisko, numer telefonu osoby towarzyszącej lub odpowiedzialnej za pobyt osób na terenie chronionym;
  • nazwisko i imię oraz numer telefonu osoby upoważnionej do pobrania przepustek elektronicznych kart dostępu.

Delegacja zagraniczna:

Wyciąg z: „Procedury uzyskiwania pozwoleń jednorazowych na wstęp cudzoziemców do Wojskowej Akademii Technicznej”. (Decyzja Rektora Wojskowej Akademii Technicznej im. Jarosława Dąbrowskiego nr 19/RKR/2017 z dnia
6 lutego 2017 r.) „Wniosek o wydanie pozwolenia jednorazowego na wstęp cudzoziemców do Wojskowej Akademii Technicznej” (zał. 2). Pozwolenia jednorazowe na wstęp cudzoziemców do Wojskowej Akademii Technicznej, wydaje Rektor-Komendant WAT lub z upoważnienia Rektora-Komendanta WAT Prorektor ds. Wojskowych, każdorazowo po zasięgnięciu opinii Dyrektora Zarządu Operacyjnego Służby Kontrwywiadu Wojskowego (ZO SKW). Organizator wizyty cudzoziemców na terenie strefy obszaru chronionego WAT (teren chroniony WAT) oraz w obiektach WAT zlokalizowanych na terenie ogólnodostępnym jest zobowiązany wystąpić do Rektora-Komendanta WAT poprzez Dział Ochrony Informacji Niejawnych z „Wnioskiem o wydanie pozwolenia jednorazowego na wstęp cudzoziemców do Wojskowej Akademii Technicznej” w terminie nie krótszym niż: 17 dni przed dniem przybycia cudzoziemców z państw członkowskich NATO i UE, 24 dni przed dniem przybycia cudzoziemców z innych państw.

„Wniosek o wydanie pozwolenia jednorazowego na wstęp cudzoziemców do Wojskowej Akademii Technicznej” niosący skutki finansowe dla WAT wymaga opinii Kwestora.

Brak stanowiska Dyrektora ZO SKW w terminie 7 dni od dnia od wpłynięcia wniosku (NATO i UE) lub 14 dni od dnia wpłynięcia wniosku (inne państwa) uznaje się za wyrażenie pozytywnej opinii w sprawie wstępu cudzoziemców do WAT. W przypadku niezachowania wymaganych terminów należy podać we „Wniosku o wydanie pozwolenia jednorazowego na wstęp cudzoziemców do Wojskowej Akademii Technicznej” w pkt. 7 uzasadnienie skrócenia terminu oraz uzyskanie pozytywnej opinii Dyrektora ZO SKW. Osoba wymieniona we wniosku, jako towarzysząca cudzoziemcom podczas pobytu na terenie WAT, pobiera z Działu Ochrony Informacji Niejawnych kopię „Pozwolenia jednorazowe na wstęp do Wojskowej Akademii Technicznej” oraz na jego podstawie z Biura Przepustek przepustki osobowe „GOŚĆ – Z”. Osoba towarzysząca za każdym razem wprowadza i wyprowadza cudzoziemców przez wejście główne WAT (budynek nr 100), powiadamiając o tym fakcie Oficera Dyżurnego WAT oraz towarzyszy im na terenie chronionym. Wprowadzenie/wyprowadzenie lub wwiezienie/wywiezienie delegacji na teren chroniony WAT przez inne wejścia lub bramy, wymaga uzgodnienia z pełnomocnikiem rektora ds. ochrony informacji niejawnych, najpóźniej
w przeddzień wizyty. Obowiązkiem organizatora wizyty cudzoziemców na terenie WAT jest poinformowanie partnerów zagranicznych o obowiązujących procedurach i terminach uzyskiwania pozwolenia jednorazowego oraz konieczności ich przestrzegania.

Nieprzestrzeganie ww. procedur i terminów skutkować będzie odmową wydania „Pozwolenia jednorazowego na wstęp do Wojskowej Akademii Technicznej”.

Po złożeniu stosownych wniosków w zależności od planowanego programu wizyty należy:

  • Zabezpieczyć wyżywienie poprzez złożenie zapotrzebowania do kierownika Centrum Szkoleniowo-Konferencyjnego (zał. 3);
  • Zabezpieczyć zakwaterowanie poprzez złożenie zapotrzebowania do kierownika Centrum Szkoleniowo-Konferencyjnego (zał. 4);
  • Zabezpieczyć transport poprzez złożenie zapotrzebowania do kierownika Parku Techniki Wojskowej (zał. 5);
  • Zabezpieczyć obsługę medialną wizyty poprzez złożenie zapotrzebowania: filmowanie i fotograf – wniosek do kierownika Działu Promocji (bud.100 pok. 113).
  • Opracować „Program wizyty” a jeden jego egzemplarz przekazać do sekretariatu Biura Rektora – przykładowy program wizyty (zał. 6).
  • W przeddzień wizyty odebrać zezwolenie na wejście delegacji zagranicznej z Działu Ochrony Informacji Niejawnych (bud. 100 pok. 126) a przepustki na wejście delegacji na teren Akademii w dniu wizyty na Biurze Przepustek.
  • Następnego dnia rozliczyć się z przepustek na Biurze Przepustek a w przypadku wizyt zagranicznych dodatkowo potwierdzić czas pobytu delegacji w Dziale Ochrony Informacji Niejawnych (bud. 100 pok. 126).
  • Sporządzić notatkę do Rektora i złożyć ją w sekretariacie Biura Rektora. W notatce należy przedstawić najistotniejsze zagadnienia
  • wynikające z wizyty, ewentualne wnioski i sugestie (nie dotyczy informacji niejawnych, określonych odrębnymi przepisami).

Dodatkowe informacje można uzyskać w Dziale Promocji w budynku 100, pok.113, tel. 261 839 963